B2B Prospecting System with Automated Customer Acquisition

Industry: Acoustic foam manufacturing

Size: 85 employees

Location: Silesia

Area: Sales

The Challenge

Inefficient B2B Customer Acquisition and Lack of Systematic Prospecting

The company lacked a system for effective B2B prospecting. Manually searching for companies in Google Maps, gathering contact information, and sending emails consumed 80% of the sales team's working time, severely limiting actual sales activities and relationship building with clients.

Key challenges:

Manual company searches in Google Maps took 3–4 hours per day
No automated prioritization of potential clients
Time-consuming collection of email addresses and contact data
No system for email campaigns with follow-up cycles
Inefficient management of Google Maps API limits
Manual planning and sending of emails to potential clients
No CRM integration or monitoring of prospecting metrics

Business impact: The sales team was spending 80% of their time on administrative tasks instead of talking to clients, resulting in a low number of new contracts

The Solution Process

Prospecting Platform with Automation and Integrations

Implementation of a comprehensive prospecting system featuring automatic company searches in Google Maps, client prioritization, contact enrichment, email campaigns with follow-up cycles, PipeDrive CRM integration, and SMS handling.

Delivery time: 5 months

Project Organization and Process Mapping

Project kick-off, team lead assignment, mapping of the prospecting process (search, qualification, outreach, follow-up), defining data sources and implementation schedule

3 weeks

Application Design and Configuration

Developing specifications, system installation, personalization (logos, email footer), Google Maps API integration, and configuration of search keys and usage limits

4 weeks

Databases and Integrations

Creation of databases: companies, clients, search keywords, email templates, regions/cities, email logs, distributors. Integration with Google Maps, PipeDrive CRM, and SMS handling

6 weeks

Automation and Functionalities

Implementation of automated company search, client prioritization, email and distributor enrichment, email cycle dispatch, and activity scheduling

7 weeks

Email Campaigns and Metrics

Deployment of campaign system with follow-up cycles, email templates, attachments, and dashboards showing email effectiveness metrics and prospecting statuses

4 weeks

Testing, Training and Deployment

Comprehensive MVP testing, recording of instructional videos, sales team training, documentation, and final customization of application settings

4 weeks

Actions Taken

Automated Company Search

The system automatically searches for companies in Google Maps based on keywords and cities, with API limit control, deduplication, and automatic saving to the database with region and priority assignment

Tools used:

Google Maps APIAuto SearchDeduplicationGeo-filtering

Result: Search time reduced from 4 hours to 10 minutes per day

Prioritization and Contact Enrichment

Automatic company prioritization (high/medium/low) based on industry, location, and potential, plus automatic email and distributor enrichment for high- and medium-priority companies

Tools used:

AI PrioritizationEmail ScrapingContact EnrichmentDistributor Matching

Result: 95% of high-priority companies have contacts automatically populated

Email Campaigns with Follow-up Cycles

Campaign system with configurable email cycles (1st email, follow-up +3 days, reminder +7 days), templates, attachments, and scheduling by hour and day

Tools used:

Email CampaignsFollow-up CyclesTemplatesSchedulingAttachments

Result: 3x more follow-ups and 68% increase in email reply rates

CRM and SMS Integration

Automatic export of qualified contacts to PipeDrive CRM, SMS inbox with message-to-company assignment, reply logging, and SMS scheduling

Tools used:

PipeDrive IntegrationSMS InboxCRM SyncMessage Tracking

Result: 100% CRM synchronization and full SMS communication history

Dashboards and Metrics

Monitoring of email campaign performance (sent, opens, clicks, replies, bounce rate), prospecting statuses, and Google Maps API usage limits with alerts

Tools used:

Analytics DashboardEmail TrackingBounce DetectionLimit Monitoring

Result: Full visibility into campaign performance and continuous campaign optimization

Results Achieved

Key metrics

Prospecting Time

4h /day→30 min /day

95% reduction

Number of Follow-ups

2 /month→6 /month

25% increase

Email Reply Rate

8%→22%

25% increase

New Contracts

3 /month→11 /month

25% increase

Business benefits

Automated company search in Google Maps with API limit control
AI-based client prioritization and automatic contact enrichment
Email campaigns with follow-up cycles and dispatch scheduling
PipeDrive CRM integration and prospecting status synchronization
SMS handling with message-to-company and client assignment
Dashboards with email effectiveness and conversion metrics
Search keyword database with performance monitoring
Email and reply templates with personalization and attachments
CSV data import/export with deduplication on import
Distributor management and company segmentation by market type

Project Gallery

Mapa procesu prospectingu - szczegółowe mapowanie etapów pozyskiwania klientów B2B: wyszukiwanie firm, priorytetyzacja, kompletacja kontaktów, kampanie mailingowe oraz follow-up z integracją CRM.

🔍 Click to enlarge

Schemat aplikacji prospectingowej - architektura systemu przedstawiająca moduły (wyszukiwanie, bazy firm, kampanie, CRM), integracje z Google Maps API, PipeDrive oraz przepływy danych i automatyzacje.

🔍 Click to enlarge

Panel wyszukiwania firm - interfejs do wyszukiwania firm w Google Maps na podstawie wybranych haseł, z uwzględnieniem limitów API, filtrów regionów oraz automatycznego zapisu do bazy.

🔍 Click to enlarge

Baza haseł wyszukiwania - zarządzanie słowami kluczowymi do prospectingu z informacjami o ilości wyszukiwań, efektywności (procent wysokich priorytetów) oraz poleceniami pod kątem priorytetyzacji.

🔍 Click to enlarge

Baza firm - główny moduł z firmami wyszukanymi przez Google Maps zawierający priorytety (wysoki/średni/niski), kontakty, dystrybutorów oraz automatyczną priorytetyzację i kompletację emaili.

🔍 Click to enlarge

Szczegóły firmy wysokiego priorytetu - widok pozycji firmy z określonym wysokim priorytetem, zgromadzonymi kontaktami, przypisanym dystrybutorem oraz historią działań prospectingowych.

🔍 Click to enlarge

Baza kontaktów - skompletowana baza osób kontaktowych z podziałem na województwa i firmy, z automatycznym uzupełnianiem emaili dla wysokich i średnich priorytetów.

🔍 Click to enlarge

Linie biznesowe i segmentacja - zarządzanie typami rynku (enum), dystrybutorami oraz segmentacją firm według linii biznesowych dla lepszego targetowania kampanii.

🔍 Click to enlarge

Szablony maili - repozytorium wzorców komunikacji z klientami, z możliwością personalizacji, edycji, wersjonowania oraz dodawania załączników (zdjęcia, pliki PDF).

🔍 Click to enlarge

Definiowanie cykli mailingowych - tworzenie sekwencji maili (1. kontakt, follow-up +3 dni, reminder +7 dni) z przypisanymi szablonami oraz automatyczną wysyłką w określonej kolejności.

🔍 Click to enlarge

Selekcja i planowanie mailingu - panel do określania filtrów (priorytet, region, branża), tworzenia kampanii oraz planowania harmonogramu wysyłki maili według godzin i dni.

🔍 Click to enlarge

Panel mailingowy - określanie czasu wysyłki poszczególnych maili w danym cyklu, harmonogramowanie według godzin roboczych oraz kontrola dziennych limitów wysyłki.

🔍 Click to enlarge

Planowanie obdzwonki - baza firm z wysokim i średnim priorytetem do planowania telefonów, z przyciskiem "słuchawka" do rejestrowania rozmów oraz statusami kontaktów.

🔍 Click to enlarge

Planowanie kampanii SMS - harmonogramowanie wiadomości SMS, szablony, numery nadawcze, statusy wysyłki oraz integracja ze skrzynką odbiorczą SMS i historią komunikacji.

🔍 Click to enlarge

Skrzynka odbiorcza SMS - moduł do odbioru i wysyłki SMS z automatycznym przypisywaniem wiadomości do firm i klientów, rejestrem odpowiedzi oraz integracją z działaniami prospectingowymi.

🔍 Click to enlarge

Dashboard wskaźników prospectingu - monitorowanie skuteczności mailingu (wysłane, otwarcia, kliknięcia, odpowiedzi, bounce rate), statusów firm oraz wykorzystania limitów Google Maps API.

🔍 Click to enlarge

Zarządzanie poleceniami priorytetyzacji - system reguł do automatycznego nadawania priorytetów firmom na podstawie branży, lokalizacji, wielkości oraz potencjału współpracy.

🔍 Click to enlarge

Plan projektowy - część 1: Organizacja projektu (kick-off, lider, spotkania), projektowanie aplikacji (schemat procesu, specyfikacja, personalizacja) oraz tworzenie baz danych.

🔍 Click to enlarge

Plan projektowy - część 2: Implementacja widoków (Google Maps, klienci, formularze, dashboard), funkcjonalności (automatyzacja, priorytetyzacja, kompletacja) oraz integracje.

🔍 Click to enlarge

Plan projektowy - część 3: Automatyzacja prospectingu i komunikacji, harmonogramowanie wysyłki, priorytetyzacja firm, zaciąganie danych oraz testy i wdrożenie.

🔍 Click to enlarge

Plan projektowy - część 4: Testy MVP, szkolenia pracowników, nagranie filmów instruktażowych, personalizacja oraz dokumentacja systemu prospectingowego.

🔍 Click to enlarge

Plan projektowy - część 5: Podsumowanie projektu, analiza pracochłonności, określenie lessons to learn oraz przygotowanie prezentacji i planu dalszych działań.

🔍 Click to enlarge

Plan projektowy - część 6: Finalizacja projektu, wdrożenie produkcyjne, przekazanie dokumentacji oraz wsparcie posprzedażowe i szkolenia dla nowych użytkowników.

🔍 Click to enlarge

Porozmawiajmy o Twoich procesach

Email

[email protected]

Telefon

+48 696 120 158